TIETOSUOJA

PAM - SAVONLINNAN OSASTO 719 TIETOSUOJASELOSTE

1. REKISTERINPITÄJÄ

PAM - Savonlinnan osasto 719 ry
Olavinkatu 60 A 45
57100 SAVONLINNA
Palvelualojen ammattiliitto PAMin ammattiosasto, paikallisyhdistys

2. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ
Raisa Porvali, ammattiosaston puheenjohtaja

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN / REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

PAM - Savonlinnan osasto 719 ry ylläpitää henkilötietorekisteriä jäsenistään tiedotteiden, yhteistoiminnan, tapahtumien ja sopimisen tarkoituksessa.

5. REKISTERIN NIMI

PAM - Savonlinnan osasto 719 ry:n jäsenrekisteri

6. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Henkilön etu- ja sukunimi, postiosoite, sähköpostiosoite, ammattiala, työpaikka, jäsenyyden laji, ikä, puhelinnumero.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet 
Palvelualojen ammattiliitto Pamin lähteet. Jäsenyyden syntyessä tai muuttuessa.
Henkilön liittyessä postituslistalle tai ilmoittautuessa tapahtumiin ja tässä yhteydessä kerätyt henkilötiedot.
Henkilötietoja käytetään vain sen aikaa kuin se on tarpeellista jäsenyyden ylläpitämiseksi tai tapahtuman järjestämistä varten. 

7. HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET / SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille muulloin kuin lain määräämissä tilanteissa viranomaisille.

8. REKISTERIEN SISÄINEN KÄYTTÖ

Henkilötietoja käytetään PAM - Savonlinna osasto 719 ry:n omissa  tapahtumatiedotuksissa, osallistumisilmoittautumisissa ja yhteistyötoimintojen järjestämisessä sekä jäsenyyteen liittyvään tiedottamiseen ja muutosten ilmoittamiseen.

Väliaikaista osarekisteriä käyttää tapahtuman, koulutuksen tai jäsenyyslajin vastuuhenkilö.  

8a. REKISTERIN SUOJAAMINEN

Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee ammattiliiton palvelimella, johon pääsyyn tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana. Rekisteriin pääsevät ainoastaan ammattiosaston puheenjohtaja ja jäsenvastaavat.

9. REKISTERIEN YHDISTÄMINEN

Rekisteri on yhdistetty Palvelualojen Ammattiliitto PAM:in jäsenyyden syntyessä muodostuneesta aineistosta ja PAM - Savonlinnan osasto 719 ry: n toiminnan, tapahtumien, koulutusten ja virkistystoiminnan yhteydessä syntyneestä aineistosta. 
Rekistereitä on olemassa yksi, joista erillisten tapahtumien, koulutusten, tilaisuuksien yhteydessä muodostetaan tapahtumaa, koulutusta tai tilaisuutta vastaava osarekisteri, jonka tiedot hävitetään heti tarpeen poistuttua.

10. HENKILÖREKISTERIEN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN

Sähköiset henkilötietorekisterit ja luettelot säilytetään osaston omalla salasanalla suojatulla tietokoneella. Rekisteristä/luetteloista on enintään yksi varmuuskopio muistitikulla, jota rekisterin hoitaja säilyttää.

Kirjallisina olevat henkilötietoja sisältävät asiakirjat säilytetään osaston lukitussa työtilassa.


 

ARKISTOINTI

Kaikkien yhdistyksen toimihenkilöiden henkilötiedot säilytetään niin kauan ja niissä asiakirjoissa ja tiedostoissa jotka arkistoidaan lain säätämän ajan.

HÄVITTÄMINEN

Henkilötietojen hävittäminen muutoin kuin edellä mainituissa tapauksissa tehdään kohtuullisessa ajassa, kun tietojen säilyttämisen peruste loppuu. Tietosisällön tarkastaminen tehdään viimeistään keväisin kevätkokouksen jälkeen.

11. REKISTERÖIDYN INFORMOINTI

Rekisteriseloste on luettavissa osaston verkkosivuilla.

12. REKISTERÖIDYN TARKASTUSOIKEUS

Henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisterissä olevat henkilökohtaiset tiedot. Tietoja ei luovuteta toiselle henkilölle. Pyyntö tarkastamisesta on tehtävä joko henkilökohtaisesta sähköpostiosoitteesta, joka sisältää henkilön nimen ja jonka sähköpostin domain-liite on Suomessa yleisesti tunnettu tai kirjallisena rekisterin pitäjälle osoitettuna pyyntönä.

13. TIEDON KORJAAMINEN

Rekisterinpitäjä ei vastaa rekisteriin henkilön itsensä antamien tietojen oikeellisuudesta eikä valtakunnallisen Palvelualojen ammattiliiton kautta saatujen tietojen oikeellisuudesta.
Henkilö voi itse henkilökohtaisesti pyytää virheellisen tiedon korjaamista.

14. REKISTERIHALLINNON JÄRJESTÄMINEN

Rekisteriä käyttää rekisterin vastuuhenkilö, jäsenvastaavat tai johtokunnan erityiseen tarpeeseen määräämä vastuuhenkilö (tapahtuma, koulutus tai muu erikseen määritelty tarve).

15. NIMETÄÄN REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ

Rekisteriasioita hoitaa rekisterin vastuuhenkilö pj. Raisa Porvali.

Rekisteriselosteen laatiminen ja saatavillapitotapa: 

Linkki rekisteriselosteeseen on osaston www-sivuilla sekä Facebook-sivujen tiedoissa.

16. SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS

Syyskokouksen jälkeen johtokunnan järjestäytymiskokouksessa käydään läpi henkilötietojen käsittelyn periaatteet. Jokainen johtokunnan jäsen varmentaa allekirjoituksella lukeneensa rekisteriselosteen ja tietävänsä kaikki osaston noudattamat henkilötietojen käsittelyn periaatteet ja käytännöt. Erillisten osarekisterien erikseen määrätty vastuuhenkilö, jos muu kuin mainittu johtokunnan jäsen, allekirjoittaa samoin perehtyneensä henkilötietojen käsittelyn periaatteisiin. 

17. SEURANNAN JÄRJESTÄMINEN, ONGELMISTA JA PUUTTEISTA ILMOITTAMINEN

Rekisteriseloste käydään läpi kevätkokouksen jälkeen kohdassa 10 mainitulla perusteella.
Samassa yhteydessä päivitetään rekisteriseloste.
Kaikki tietosuojan ongelmatilanteet ja henkilötietojen käsittelyn palaute käsitellään seuraavassa johtokunnan kokouksessa ja kirjataan pöytäkirjaan, jonka jälkeen tehdään mahdolliset toimenpiteet.